С 1 сентября 2026 года вводятся единые Правила ведения кадровых процессов в госучреждениях и квазигоссекторе

Приказом Председателя Агентства Республики Казахстан по делам государственной службы от 18 августа 2026 года № 147 утверждены Правила ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе

* Вводится в действие с 01.09.2026 года (с исключениями)

Правила приняты в соответствии со статьей 146-4 Трудового кодекса РК и определяют порядок ведения кадровых процессов государственных учреждений и субъектов квазигосударственного сектора в цифровой кадровой системе.

Кого затронут новые Правила

Требования распространяются на государственные учреждения и субъекты квазигосударственного сектора, однако предусмотрены исключения.

Правила не распространяются на:

1) государственные учреждения, являющиеся государственными органами, имеющими иные цифровые кадровые системы

2) государственные учреждения и субъекты квазигосударственного сектора, находящиеся в ведении специальных государственных органов, Министерства обороны Республики Казахстан и его ведомства

3) юридические лица, акционером (участником, доверительным управляющим) которых является Национальный Банк Республики Казахстан

Действие настоящих Правил не распространяется на документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Казахстан.

Какие кадровые процессы переводятся в систему

Понятие кадровых процессов охватывает оформление, ведение, учет и хранение документов, связанных:

• с приемом на работу
• осуществлением трудовой деятельности
• перемещением работников
• поощрением
• привлечением к дисциплинарной ответственности
• прекращением трудовых отношений
• отбором претендентов
• иными кадровыми процедурами

Среди задач цифровой системы прямо предусмотрены не только автоматизация и унификация кадровой работы, но и выявление возможных кадровых дисбалансов и нарушений трудового законодательства.

Система будет контролировать кадровые сроки

Цифровая кадровая система должна контролировать соблюдение сроков кадровых процедур, установленных законодательством, и автоматически уведомлять ответственных работников о наступлении контрольных сроков.

При этом организации несут ответственность за достоверность, корректность, полноту и актуальность внесенных кадровых сведений и кадровых процессов.

В систему будут вноситься сведения о родственниках работника

Организации должны вносить сведения о работнике, а также ИИН супруга (супруги) и близких родственников работника - граждан Республики Казахстан.

При наличии также вносятся БИН организаций или ИИН индивидуальных предпринимателей, у которых работник ранее осуществлял трудовую деятельность, и иные сведения, связанные с его приемом, работой и прекращением трудовых отношений.

Если работник не может представить ИИН супруга и близких родственников либо сведения о БИН/ИИН прежних работодателей, соответствующие данные работодатель будет получать из цифровых систем для выявления конфликта интересов в соответствии с законодательством о противодействии коррупции. Именно эта норма вводится с 1 января 2027 года.

Кадровые процессы будут вестись в ЕКС

Правила устанавливают ведение кадровых процессов в системе «Единая кадровая система» (ЕКС).

При этом организациям, которые используют собственные кадровые системы, по решению уполномоченного органа необходимо будет обеспечить передачу кадровых сведений работников посредством интеграции с ЕКС при наличии соответствующей технической возможности. 

Организации для подключения к ЕКС определяет уполномоченный орган. По общему правилу подключение производится в течение квартала, следующего за кварталом направления соответствующего письма. С учетом технической нагрузки срок может быть увеличен, но не более чем на три квартала.

Те организации, которые на момент введения Правил уже подключены к ЕКС, продолжат работать в ней по новым Правилам.

Через ЕКС будут контролировать соблюдение трудового законодательства

Агентство по делам государственной службы будет осуществлять общую координацию формирования и ведения ЕКС и мониторить ее наполнение. Его территориальные подразделения будут проводить мониторинг наполнения системы в регионах.

При этом уполномоченный государственный орган по труду будет осуществлять мониторинг соблюдения организациями трудового законодательства путем анализа данных ЕКС.