Утверждены Правила оформления, ведения учета и хранения личных дел военнослужащих Вооруженных Сил РК

Приказом Министра обороны Республики Казахстан от 25 августа 2026 года № 960 утверждены Правила оформления, ведения учета и хранения личных дел военнослужащих Вооруженных Сил Республики Казахстан

* Вводится в действие с 08.09.2026 года

Правила устанавливают единый порядок работы с личными делами военнослужащих. Ответственность за своевременное пополнение дел необходимыми документами, аттестационными и характеризующими материалами, фотографиями, учетными материалами и их своевременную пересылку возлагается на кадровые органы.

Количество экземпляров личного дела зависит от категории военнослужащего. На офицерский состав личные дела формируются в двух экземплярах. Для военнослужащих по контракту рядового и сержантского составов - в одном, однако при подтверждении права на пенсионные выплаты формируется второй экземпляр. При присвоении первого офицерского звания второй экземпляр необходимо сформировать в месячный срок. Для военнослужащих, проходящих службу в резерве, предусмотрен один экземпляр.

Личное дело включает послужной список, автобиографию, фотокарточку, аттестационные и дополнительные материалы, при этом основным документом является послужной список. В нем отражаются персональные данные, образование, владение иностранными языками, ученые степени и звания, трудовая деятельность, сведения о прохождении воинской службы, наградах, командировках, семейном положении и другие установленные сведения.

Отдельно урегулировано внесение сведений о трудовой деятельности до поступления на воинскую службу. При указании работы в организациях предусматривается внесение БИН организаций и ИИН индивидуальных предпринимателей при наличии.

При изменении анкетных и биографических данных, например, семейного положения, состава семьи или документа, удостоверяющего личность, военнослужащий должен в течение трех рабочих дней представить в кадровый орган копии подтверждающих документов. За своевременность и достоверность представленных документов военнослужащие несут ответственность.

Установлены и подробные требования к автобиографии. Она составляется собственноручно для первого экземпляра личного дела и должна содержать сведения об образовании, трудовой и общественной деятельности, прохождении службы, гражданстве, допуске к государственным секретам, семейном положении, супруге, бывшем супруге и близких родственниках. Новая автобиография истребуется через каждые пять лет, при этом предыдущие экземпляры из личного дела не изымаются. 

Военнослужащий знакомится с материалами своего личного дела при его первоначальном составлении, далее один раз в пять лет, а также при увольнении.

Определены и требования к фотографии: в личное дело помещается цветная фотокарточка 9 × 12 см, анфас, в парадной военной форме без головного убора. Она заменяется в месячный срок после присвоения очередного воинского звания, а если звание не меняется - через пять лет.

Правила подробно регулируют учет, хранение и пересылку личных дел. Записи в книге учета производятся в день получения, составления или пересылки дела. Личные дела офицеров хранятся отдельно от дел военнослужащих по контракту рядового и сержантского составов.

Установлены конкретные сроки пересылки: из воинской части личное дело перемещенного, уволенного или исключенного из списков военнослужащего направляется не позднее трех рабочих дней после получения соответствующей выписки из приказа, а из кадровых органов при новом назначении - не позднее семи рабочих дней после получения выписки из приказа по личному составу.

Отдельный порядок предусмотрен на случай утраты или порчи личного дела либо книги учета. Такая утрата признается нарушением законодательства в сфере защиты персональных данных. Командир назначает служебное расследование, в ходе которого устанавливаются обстоятельства и виновные лица, оценивается возможный ущерб от утечки персональных данных и определяются меры по восстановлению документов. По результатам возможно применение дисциплинарной ответственности, а при наличии признаков административного или уголовного правонарушения материалы направляются в компетентные органы.